Error de emprendedor #5: No limitar el tiempo de servicio

En muchas ocasiones las propuestas que se envían por servicios relacionados con el desarrollo de software contemplan un servicio “a todo costo”, es decir, que nos contratan por cumplir un objetivo, pero aun así, hay que delimitar el tiempo de servicio en la propuesta.

Definir el tiempo de servicio en la propuesta es importante Foto: Andrey Popov / Fotolia

Definir el tiempo de servicio en la propuesta es importante Foto: Andrey Popov / Fotolia

En el año 2007 logré un importante contrato con la Empresa Júpiter* que consistía en realizar el análisis de requerimientos y las pruebas de un desarrollo de software para una tercera empresa a la que llamaremos Cliente Final.

El proyecto para la empresa Júpiter

Mi contrato con la empresa Júpiter tenía tres fases:

  1. Mi equipo de trabajo se reuniría con el personal del Cliente Final y levantaría la información necesaria para establecer los requerimientos con los que debería cumplir el sistema de información que se iba a construir.
  2. El equipo de desarrollo de la empresa Júpiter desarrollaría la aplicación. Durante esta etapa mi equipo de trabajo debería estar disponible para atender dudas que los programadores pudieran tener durante la revisión de los requerimientos.
  3. Mi equipo de trabajo realizaría las pruebas de la aplicación y entregaría reportes al equipo de desarrollo de los errores encontrados.

Cuando no delimitar el tiempo de servicio fue un problema

Dado que mi contrato estaba sujeto a entregables específicos no incluí ninguna limitación al tiempo de servicio. Mis entregables eran:

  • Documento de requerimientos
  • Errores encontrados por la aplicación

Al inicio conocí al Cliente Final y fue una gran experiencia porque era un equipo de trabajo muy agradable y en la medida que iba levantando los requerimientos aprendía mucho de cómo funcionaba el Cliente Final.

Una vez finalizada la etapa de requerimientos, el equipo de desarrollo de la Empresa Júpiter comenzó la programación y mi equipo y yo comenzamos a realizar los casos de prueba de la aplicación.  Los programadores de la Empresa Júpiter comenzaron poco a poco a liberar los módulos para que mi equipo realizara las pruebas de la aplicación.

La primera alerta del proyecto fue cuando la Empresa Júpiter me indicó que yo debía realizar las pruebas de aceptación con el cliente y eso debía ser realizado en las oficinas del Cliente Final, yo no había contemplado reuniones con el Cliente Final para realizar las pruebas, pero tampoco podía decir que no a la Empresa Júpiter.

Pero luego pasó lo impensable, los desarrolladores habían implementado  todos los requerimientos de una forma diferente a la planteada, habían entendido todo diferente y las pruebas debieron ser realizadas nuevamente una vez se hicieron las correcciones, esto implicó que el tiempo de pruebas se duplicó y el presupuesto del proyecto se fue al piso.

La experiencia fue muy traumática cuando el proyecto terminó y se pudo determinar que dejó una pérdida cercana a los seis mil dólares americanos.

El tiempo de servicio en otros proyectos

Son muchas las historias que podré contarles sobre mi experiencia con la empresa Júpiter, pero lo que quedó claro fue que yo debía delimitar el tiempo de servicio en la propuesta porque habían muchos factores que no dependían de mí.

Para proyectos similares que se realizaron en los siguientes años cambié la forma de ofrecer el servicio de aseguramiento de calidad así:

  • No volví a ofrecer un servicio de pruebas a todo costo. Limité las pruebas a un un número de horas mensuales ofrecidas, de forma que si el cliente quería que se hicieran más pruebas debía pagar más.
  • Al limitarlo a un número de horas por mes, eso me permitía tener clara la cantidad de recursos que debía tener disponibles para el proyecto y asegurar cómo pagarles cada mes.

Cuando definitivamente no es posible ofrecer el servicio por horas, lo que hago en la propuesta es incluir un texto en el que se indica un tiempo máximo del proyecto (puede ser sujeto a un cronograma), si ese tiempo se excede por culpa del cliente, el tiempo adicional se cobrará por separado.  Esto es muy útil para los sitios web, en ocasiones los clientes se demoran mucho tiempo en entregar los contenidos y las fotografías que deben ser publicadas en la página y esto impide poder cerrar el proyecto en el tiempo planeado e incrementa los costos en los que se debe incurrir. Hasta el momento no he tenido que hacer efectiva la cláusula pero es mejor seguirla incluyendo por si me llega otro cliente como la Empresa Júpiter.

En Colombia los clientes siempre quieren “proyectos a todo costo”, pero cuando todas las variables no las podemos controlar es muy necesario limitar los aspectos de nuestra propuesta y el tiempo de servicio es uno muy importante.

* El nombre de la empresa ha sido cambiado.